Onur Çelik [email protected]

Şirketlerde tasarruf için ilk adım : Satın alma bütçesine ilişkin tedbirler

Dünya ekonomisi, dalgalanan kurlar ve ticaret savaşı naralarıyla adeta bir türbülans sürecinden geçiyor. Amerika’nın Trump yönetimiyle başlattığı artan korumacılık uygulamaları nedeniyle tüm Dünyada, özellikle işletmelerin temel girdisi olan hammaddelere ve bazı yarı mamüllere kotalar getiriliyor, ek gümrük vergileri uygulanıyor.

Türkiye’nin ise, geçen yıl kendi özelinde yaşadığı döviz krizi ve buna bağlı olarak artan volatilite, mal ve hizmet satın alma sürecinde bütün fiyatlama mekanizmasını uzun süre belirsizliklerle karşı karşıya bıraktı. Piyasa güveni sarsılınca satın alma vadeleri kısaldı, peşin alımlar arttı. Bir dönem firmalar akreditif açmakta dahi zorlandı.

Küresel sorunlara eklenen yerel sorunlar ile ortaya çıkan riskler ise, tüm ekonomik birimlerin bütçelerini gözden geçirmelerine ve harcamalarını azaltmaya sevk etti.

Bu yazımızda, işletmelerin bütçelerini de göz önünde bulundurarak, bazı ufak tedbirlerle ne gibi tasarruflar sağlayabileceklerini, satın alma süreçleri özelinde alınabilecek bazı aksiyonlara değinerek açıklamak istiyoruz.

1.     İşletmeler öncelikle, güvenlik stokları dahil tutulması gereken tüm hammadde ve yarı mamül stok miktarlarını gözden geçirmeli, esnek üretim hedefi ile tutarlılık sağlanarak işletme sermayesinin gereksiz yere stoklara bağlanmasının ve finansal maliyet yaratmasının önüne geçilmeliler.

2.     Ürün mikslerine göre senaryo bazlı hazırlanan üretim planları ile koordineli ve dinamik satın alma planları/bütçeleri hazırlamalılar.

3.     Satın alma sürecinde en az 3 tedarikçi firmadan teklif almalılar.

4.     Eğer 3 tekliften daha az sayıda teklifle alınan malzemeler var ise, satın alma yönetimi teklif sayısının neden arttırılamadığının gerekçelerini üst yönetime açıklamalılar.

5.     Yine en iyi fiyat teklifinden daha yüksek teklifler ile gerçekleştirilen satın alımların sebepleri üst yönetime hazırlanacak periyodik faaliyet raporlarında belirtilmeli ve bu sayede olası daha düşük fiyat verebilecek tedarikçi firmaların araştırılarak maliyetlerin düşürülmesi konusunda yönlendirici olmalılar.

6.     Sürekli çalışılan firmaların haricinde yeni firmalar ile irtibata geçilerek tedarikçi havuzu genişletilmeli, bu sayede hem tedarikçiler arası rekabet artırılmalı hem de tedarik riskleri minimize edilerek arz güvenliği sağlanmalı.

7.     Birden çok tedarikçisi olan malzemeler için, tedarikçi firma yıllık alım limitleri (miktarsal veya yüzdesel) çıkartılmalı, yıllık alım limitine ulaşınca sisteminin söz konusu firmadan gerçekleştirecek alımı blokaja düşürmesi sağlanmalı. Bu hem tasarrufa yönlendirici bir hamle olacaktır hem de bazı şirketlere olan bağımlılığın azaltılarak tedarik edilen malzeme bakımından tekel konumuna ulaşmasını önleyecektir.

8.     Her mali yıla ilişkin yapılan bütçe çalışması çerçevesinde, sisteme bütçe rakamları girilmeli ve bütçelenen satın alımların tutar olarak geçilmesini engelleyici bir blokaj tanımlanmalıdır.Bu sayede harcamalar kontrol altında tutulabilecek hem de ilgili birimlerin performansı ölçülebilecektir.

9.     Kara listeye alınmış tedarikçi firma listesi güncellenmeli, açılan siparişte söz konusu firmalardan alım gerçekleştirilmek istenmesi halinde ise satın alma süreci sistemsel olarak bloke edilerek kaliteden ödün verilmemeli.

10.  Tedarikçilere ilişkin performans değerlendirmeleri yapılmalı ve tedarikçilerin performanslarını gözden geçirebilmeleri adına tedarikçilere performansları hakkında feed back verilmeli.

11.  Tedarikçilere yapılan ziyaretlerin sayısı ve sıklığı arttırılmalı, daha önceden belirlenmiş kriterlere sahip olmadıkları yerinde tespit edilen firmalar ile çalışma bırakılmalı.

12.  Stoklarda atıl vaziyette bulunan malzemelerin listesi çıkartılmalı, kullanılmayan ancak işe yaracak nitelikteki malzemeler satılarak nakit girişi sağlanmalı veya var ise diğer grup şirketlerine devredilerek nakit çıkışının önüne geçilmeli.

13.  Son olarak holding/grup yapısına sahip olan şirketlerin merkezi satın alma yapılanmasına giderek koordineli bir satın alma stratejisini benimsemesi ve bu sayede ölçek ekonomisinden faydalanma, maliyet avantajı yaratılarak rekabet gücünün artırılması, etkin tedarikçi yönetimi, istenilen kalitede mal ve hizmet temini sağlanarak gerek kalitenin gerekse de arz güvenliğinin teminat altına alınması fırsatlarından istifade edilmelidir.

Sonuç

İşletmelerin, kuru, faizi ve borsayı seyredip ne olacak diye düşünmek yerine, bu zorlu süreci atlatabilmek adına bir an önce kendi faaliyetlerinin verimliliklerine odaklanmaları gerekmektedir. Tasarruf tedbirleri ve maliyet minimizasyonu ise aksiyon planları arasında öncelikli hedefler arasında olmalıdır. Bu çerçevede, maliyetlerin yönetilmesinde önemli rolü olan satın alma süreçlerinin & bütçelerinin hızla gözden geçirilmesinin ve yukarıda bahsi geçen adımların atılarak yeni piyasa dinamiklerine adapte olunmasının faydalı olacağı düşünülmektedir.